Process mining om verspilling bij medicatietoediening te voorkomen

Het proces van medicatiebereiding en -toediening kent vele stappen die in de juiste volgorde en op het juiste moment uitgevoerd moeten worden. Eén fout kan leiden tot onveilige situaties, maar ook tot verspilling. Dankzij een closed-loop-inrichting met barcode-scanning is de veiligheid gewaarborgd. De volgende stap is het verminderen van verspilling en tijdverlies. Timing, menselijk handelen, onvoorziene situaties en simpelweg een verandering in de situatie van de patiënt kunnen de efficiëntie van het proces beïnvloeden.

In mijn eerste blog ‘Process mining voor procesoptimalisatie’ illustreerde ik hoe process mining kan helpen bij de optimalisatie van zorgprocessen en het ontdekken van knelpunten. In mijn tweede blog ‘Process mining: zorgpad of zijpad?’ legde ik uit hoe process mining inzichtelijk maakt welke paden daadwerkelijk bewandeld worden en hoe deze bewandeld worden. In dit derde en laatste blog van deze reeks licht ik toe hoe process mining inzicht kan geven in specifieke situaties waarin verspilling optreedt. Daarnaast geeft dit blog stof tot nadenken over gerichte proceswijzigingen om deze verspillingen terug te dringen.

Een casus als voorbeeld
De ziekenhuisapotheek ziet dat er vaak medicatie wordt teruggestuurd vanuit de klinische afdelingen. De medicatie wordt teruggestuurd als de bereiding niet overeenkomt met de geplande toediening. Het terugsturen leidt tot verspilling van resources (tijd) en dure geneesmiddelen (geld). De apotheek en de betrokken artsen vinden dat dit verbeterd kan worden. Er is behoefte aan meer inzage in waarom en wanneer medicatie wordt teruggestuurd en of hierin patronen te ontdekken zijn.

Event logs en procesdiagrammen

Rondom de bereiding en toediening worden verschillende acties door diverse personen vastgelegd in het systeem:

• Apothekers registreren het tijdstip van bereiden.
• Wanneer een geplande toediening niet doorgaat (omdat het geleverde product niet overeenkomt) legt de verpleegkundige vast dat de medicatie niet is gegeven.
• Ook op het laatste moment kan er iets wijzigen in de behandeling van een patiënt; de arts annuleert dan de aangevraagde medicatie. Het tijdstip van het annuleren van de medicatieorder kan in dit geval worden vergeleken met het tijdstip van bereiding.

De logboeken van deze vastgelegde acties worden middels process mining omgevormd tot een grafische weergave. Door in te zoomen op de verschillende acties wordt inzichtelijk:

• Welke geneesmiddelen het meest worden teruggestuurd na het annuleren/ niet geven van een geplande toediening;
• Welke geneesmiddelen het meest worden teruggestuurd omdat de order is geannuleerd nadat de bereiding heeft plaatsgevonden.

Voor de eerste categorie wordt ingezoomd op de gewichtsregistratie, omdat deze invloed heeft op de juiste dosis. Voor één middel wordt ontdekt dat er in 86% van de gevallen sprake is van een gewichtsafname bij de patiënt tussen het moment van medicatiebereiding en -toediening, waardoor de automatisch berekende dosis omlaag wordt bijgesteld. Voor de tweede categorie blijkt (na gesprekken met artsen die deze middelen hadden voorgeschreven en geannuleerd) dat er sprake is van veranderde lab-waarden. Op basis hiervan werden het beleid en de behandeling gewijzigd.

Interventies en uitkomsten
De resultaten worden besproken met de apotheek en de voorschrijvers om te bekijken welke specifieke acties uitgevoerd kunnen worden om verspilling te voorkomen. De volgende interventies worden ingezet:

• Voor een gewichtsafhankelijke kuur is afgesproken de bereiding standaard later uit te voeren (2 uur voor toediening). Om dit te realiseren worden er herinneringen en labels ingericht in de bereidingswerklijst;
• Voor een gewichtsafhankelijke kuur is de toegestane gewichtsafwijking verruimd zodat verpleegkundigen de medicatie in een deel van de gevallen toch (veilig) kunnen toedienen;
• Voor een specifieke kuur is afgesproken dat vóór bereiding contact opgenomen wordt met de arts over het risico dat de behandeling gaat wijzigen;
• Voor een specifieke kuur is afgesproken dat de lab-bepalingen (die vaak leiden tot een wijziging in de behandeling) eerder worden uitgevoerd zodat een eventuele wijziging in beleid vóór het bereiden van de kuur bekend is.

Meer weten over process mining?
Bekijk ook eens onze webpagina of lees onze whitepaper.