Process mining voor procesoptimalisatie

De oorzaken van knelpunten in zorgprocessen zijn niet altijd eenvoudig op te sporen. Process mining kan hierbij helpen door uitgevoerde processtappen te visualiseren. In een serie van drie blogs illustreer ik het gebruik van process mining aan de hand van verschillende voorbeelden. In dit eerste blog zet ik process mining in als routekaart: het schetst de wegen die door de patiënten worden afgelegd en wijst de weg naar de juiste procesverbeteringen.

In dit voorbeeld leidt process mining een afdeling Radiologie naar de juiste aanpassingen in spreekuurplanningen om de wachttijdpieken voor de CT-scan aan te pakken. Ook stellen zij een quotum voor vrije inloop.

Wat is process mining?
Voor process mining wordt gebruik gemaakt van zogenaamde ‘event logs’ op basis van zorgsystemen. In deze event logs staat welke activiteiten, op welk moment, door welke resources, voor welke patiënt zijn uitgevoerd. Process mining is een combinatie van technieken die deze event logs van duizenden uitgevoerde processen combineert in één visueel procesdiagram met de bijbehorende statistieken. Dit resultaat geeft inzicht in het daadwerkelijke verloop van het proces en het gebruik van het systeem met de daarbij zichtbare verspillingen.

Een casus als voorbeeld
De afdeling Radiologie werkt met geplande afspraken en vrije inloop. Rondom het middaguur ontstaat er vaak een piek qua drukte. Ondanks de aangepaste planningen voor de CT-scan komt het regelmatig voor dat patiënten lang moeten wachten, terwijl het op andere tijdstippen relatief rustig is. De afdeling wil graag weten waar deze piek door veroorzaakt wordt en hoe zij de wachttijden omlaag kunnen brengen.

Wat vertellen de event logs?
Process mining wordt toegepast voor alle patiënten die een CT-scan krijgen. In de event log wordt onderscheid gemaakt tussen patiënten met een geplande afspraak en patiënten die ad hoc zijn verwezen (inloop). Door te filteren op de verwijzende afdeling wordt inzichtelijk dat een groot deel van de patiënten voorafgaand aan de CT-scan bij de polikliniek Orthopedie is geweest. Ook is een groot deel van de patiënten verwezen door Cardiologie. Door het inzoomen op de achterliggende gegevens wordt duidelijk dat de patiënten allen tussen 09:30-12:30u een afspraak hadden en dat het om specifieke spreekuren gaat. Vanuit andere poliklinieken maken patiënten minder vaak gebruik van de vrije inloop of zijn de patiënten meer verspreid over de dag.

Het resultaat
De poliklinieken Cardiologie en Orthopedie hebben tegelijkertijd een spreekuur. Tijdens deze spreekuren verwijzen zij aanzienlijk meer patiënten door naar Radiologie voor een CT-scan dan andere afdelingen. Na een planningsoverleg hebben zij ervoor gezorgd dat deze specifieke spreekuren niet langer tegelijkertijd worden gedraaid. Daarnaast is er een quotum afgesproken voor het maximum aantal patiënten dat zij door mogen sturen voor vrije inloop. Voor de overige patiënten wordt een order geplaatst voor een afspraak bij de afdeling Radiologie die later ingepland kan worden, met uitzondering van spoedpatiënten.

Al snel na de interventie zijn er minder pieken in de wachtkamers. Het volledige effect wordt zes maanden later geëvalueerd, omdat de spreekuren dan volledig aangepast zijn en het totale effect goed meetbaar is. Een nieuwe meting kan eenvoudig worden uitgevoerd door dezelfde process mining-analyse nog een keer uit te voeren.

Meer weten over process mining? Bekijk hier onze webpagina.