Process mining: zorgpad of zijpad?

Eén van de doelen van een zorgpad is helderheid geven over de stappen die gezet moeten worden in een zorgproces, dat specifiek geldt voor een bepaalde groep patiënten. Welke stap moet door wie gezet worden, op welk moment en onder welke voorwaarden? Ziekenhuizen geven aan dat zorgpaden doelmatige, veilige en efficiënte zorg bevorderen. Maar hoe meet je hoe goed het zorgpad wordt uitgevoerd? En worden er zijsporen bewandeld? Process mining kan hierbij helpen.

In mijn eerste blog illustreerde ik hoe je met process mining de knelpunten in een proces kunt identificeren en onderzoeken. In dit tweede blog leg ik uit hoe process mining inzichtelijk maakt welke paden daadwerkelijk bewandeld worden en hoe deze bewandeld worden. Uit deze informatie vloeien interventies voort ter verbetering van het zorgpad.

Een casus als voorbeeld
Voor het zorgpad Mammacarcinoom zijn drie KPI’s gedefinieerd:
1) doorlooptijd patiënt
2) doelmatigheid
3) efficiënte planning voor patiënt
Het ziekenhuis voldoet niet aan de gestelde normen en ervaart patiënt-ontevredenheid. Om de oorzaak van de tegenvallende resultaten te achterhalen wordt process mining toegepast.

Event logs en procesdiagrammen
Op basis van event logs wordt het daadwerkelijke (door de patiënten doorlopen) proces grafisch weergegeven en vergeleken met het beoogde proces.

De eerste bevinding op basis van het procesdiagram (zie afbeelding) en de achterliggende cijfers is dat 40% van de patiënten het beoogde proces van ‘verwijzing naar ziekenhuis’ tot ‘patiënt genezen’ doorloopt. De overige 60% doorloopt het zorgpad afwijkend, voornamelijk (2/3) vanwege extra diagnostiek. Na gesprekken met de specialisten blijkt dat er sprake is van een hoge comorbiditeit bij de groep met extra diagnostiek. Dit wordt door de data uit process mining onderbouwd.

Een tweede bevinding is dat de gemiddelde wachttijd voor 'het begeleidingsgesprek' te lang is. Wanneer we hierop inzoomen wordt zichtbaar dat slechts één verpleegkundige deze gesprekken voert, enkel op de woensdagen en donderdagen.

De derde bevinding is de hoge gemiddelde activiteitsduur van 'de behandeling'. Na dit besproken te hebben blijkt dat chemo- en hormoontherapie significant langer duren dan operatieve behandelingen en radiotherapie.

Het resultaat
Uit de resultaten van process mining en de daaropvolgende gesprekken volgen een aantal interventies die de gestelde KPI’s naar verwachting positief beïnvloeden:

• Het opsplitsen van het zorgpad in twee stromingen: één voor patiënten met lage comorbiditeit en één voor patiënten met hoge comorbiditeit.
• Het verhogen van de resource-flexibiliteit voor de begeleidingsgesprekken: bijscholing medewerkers en andere indeling agenda’s.
• Beter meten wat er toe doet: KPI’s toespitsen op korte en langdurige behandelmethoden.

Het volledige effect wordt zes maanden later geëvalueerd, omdat het totale effect dan pas goed meetbaar is. Een nieuwe meting kan eenvoudig worden uitgevoerd op de aangepaste zorgpaden door dezelfde process mining-analyse nog een keer uit te voeren.

Meer weten over process mining? Bekijk hier onze webpagina.