E-consult implementeren? Met deze 5 tips wordt het een succes

Op dit moment is vrijwel ieder ziekenhuis in Nederland druk bezig met de implementatie of uitrol van een e-consult toepassing. Het liefst willen we hier zo snel mogelijk mee aan de slag, zodat de zorg weer opgestart kan worden zonder patiënten onnodig in het ziekenhuis te ontvangen.

Het lijkt eenvoudig; we gebruiken tenslotte allemaal wel eens beeldbellen in ons privéleven. Toch komt er bij de inzet van e-consult toepassingen in een ziekenhuisomgeving veel kijken. Er zijn veel keuzes te maken: gebruik je de oplossing standalone of integreer je het direct in het elektronisch patiëntendossier (EPD) en patiëntportaal? Welke zorgmedewerkers en patiënten moeten hiermee gaan werken? De hoofdvraag is dan ook; hoe maak je in korte tijd van een complexe e-consult implementatie een succes?

 “Als de juiste mensen vanaf dag één betrokken zijn, kan het team snel schakelen”

Wij leerden uit ervaring welke factoren van belang zijn. Hieronder onze 5 tips:

1. Selecteer de juiste mensen voor het projectteam
Wellicht een open deur, maar weet je eigenlijk wel wie er allemaal betrokken moeten zijn bij de implementatie? Denk vanuit het EPD-team bijvoorbeeld aan mensen van de afsprakenmodule, het poliklinisch dossier, het patiëntportaal en iemand met kennis van koppelingen. Maar betrek ook iemand vanuit het managementteam om snel beslissingen te kunnen nemen, een persoon die de organisatorische zaken op zich neemt en een medewerker van de communicatieafdeling. Als de juiste mensen vanaf dag één betrokken zijn, kan het team snel schakelen.

2. Denk goed na over de naamgeving
E-consult, digitaal consult, videoconsult, videobellen, beeldbellen: namen voor een digitale afspraak zijn er in overvloed. Denk er goed over na welke naamgeving je wilt gebruiken en wees hier vervolgens consequent in. Het zou vervelend zijn wanneer een patiënt zijn consult mist omdat hij in het patiëntportaal op zoek is naar de knop ‘e-consult’, terwijl de ICT-afdeling het ‘videoconsult’ heeft genoemd.

3. Betrek de communicatieafdeling vanaf dag één
E-consult draait om communicatie. Niet alleen als de toepassing eenmaal in gebruik genomen is, maar ook bij de implementatie en uitrol ervan. Wees je ervan bewust dat niet alleen jouw medewerkers een goede instructie moeten krijgen. Ook patiënten moeten op de hoogte zijn dat e-consult binnen jouw organisatie wordt ingezet, wat de voordelen daarvan zijn en hoe ze daarmee om moeten gaan. Al met al brengt dit veel berichtgeving met zich mee via verschillende kanalen. Door de afdeling communicatie meteen te betrekken in het project, is iedereen op tijd op de hoogte van de nieuwe situatie.

4. Bespreek het nieuwe werkproces met uw zorgmedewerkers
Er gaat heel wat veranderen voor de zorgmedewerkers binnen jouw orgnaisatie. Weten zij wat straks het nieuwe werkproces gaat zijn? Ze moeten niet alleen weten hoe ze de e-consult toepassing moeten gebruiken, maar ook hoe ze een digitale afspraak moeten inplannen of een bestaande afspraak moeten omzetten naar een e-consult. Je wilt voorkomen dat een medewerker de afspraak verkeerd invoert en de patiënt een verkeerde instructie krijgt of dat je straks met een probleem zit bij de declaratie en facturatie.

5. Zorg voor heldere communicatie over randvoorwaarden
Wellicht ga je het e-consult aanbieden via het patiëntportaal, een aparte app of webapplicatie. Hoe dan ook, dit brengt bepaalde randvoorwaarden met zich mee. Denk hierbij aan vragen zoals:

• Hebben patiënten al een account voor het portaal?
• Hebben patiënten en zorgmedewerkers de juiste app (en juiste versie) geïnstalleerd?
• Gebruiken zij een compatibele webbrowser?
• Krijgen jouw medewerkers een device, of werkt je volgens het principe ‘bring your own device’?

Je wilt voorkomen dat jouw helpdesk straks overspoeld wordt door meldingen van technische problemen, die met goede communicatie vooraf voorkomen kunnen worden.

Leren van elkaar
Van elkaars ervaringen kunnen we veel leren, daarom is kennisuitwisseling zeker in roerige tijden van groot belang. Met bovenstaande tips kunt u direct aan de slag. Heb je nog andere goede tips voor jouw zorgcollega’s die een e-consult toepassing gaan implementeren? Deel ze met ons – en met elkaar!